Сканирование и архивация документов от профессионалов: задачи и этапы

Архивация и сканирование обеспечивают прозрачную и удобную работу с документами на любых предприятиях. Эти услуги способствуют ускорению бизнес-процессов. Профессиональное сканирование документов Москва предлагает для решения целого ряда задач. Для оцифровки применяется спецоборудование. Это поточные, широкоформатные и планетарные сканеры.

Для чего нужны сканирование и архивация

Сканирование бумаг проводится для систематизации информации и обеспечения ее быстрого поиска при необходимости. К другим задачам относятся:

повышение уровня защиты конфиденциальности данных;
снижение расходов и трудовых затрат фирмы на утративший актуальность документооборот (бумажный);
обеспечение удаленного доступа к информации;
избавление сотрудников от необходимости самостоятельного сканирования больших объемов данных.

Профессиональная архивация документов обеспечивает их сохранность, помогает эффективно вести учет в соответствии с требованиями российского законодательства. Эта процедура позволяет:

сокращать объем хранимой документации;
своевременно уничтожать бумаги, срок действия которых истек;
готовить документы по личному составу для передачи в государственный архив.

Как осуществляется сканирование: основные этапы

Сначала специалист уточняет объем работы, формат листов и другие детали. Затем рассчитывается стоимость сканирования. Выделим и другие этапы:

Сортировка бумаги, разброшюровка, опись, упаковка и транспортировка.
Непосредственное сканирование и оцифровка.
Систематизация, последующая загрузка в систему компании.
Внесение изменений в электронный архив.

Перед стартом полномасштабного сканирования проводится пилотная оцифровка. Полученные результаты позволяют оценить качество работы и откорректировать ее при необходимости.

Заказать профессиональное сканирование на промышленном оборудовании можно на https://www.archiv.ru/all-services/scanning/ по доступной стоимости. Специалисты работают с любыми видами и форматами документов. Сканирование чертежей, схем, каталогов — эти услуги пользуются большим спросом. Специалисты гарантируют точное соблюдение сроков, быстрый результат за счет целого парка оборудования. Планетарные сканеры используются для работы с ветхой документацией, большими книгами, а широкоформатные — обеспечивают обработку любых бумаг.